プロジェクトの背景

プロジェクトの背景は、要件定義の方向性を決める重要な前提となります。例えばWebサイトの老朽化、組織の制度変更による大幅な更新、旧システムによる業務負荷の増大など、その背景はさまざまです。

ユーザーからの指摘や組織改編が背景にある場合もあり、何が発端かによって、優先すべき判断は変わります。プロジェクトに取り組む理由をステークスホルダー間で共有できれば、後の議論での判断がブレにくくなります。

目的の見える化

判断の優先順位を決めるために、まずプロジェクトの目的を明確にします。目的が曖昧なままだと、「機能」「デザイン」「運用」など、議題が変わるたびに判断基準が変わり、「それも必要」「これも大事」と話が膨らみ続けてしまいます。最初に目的を言語化（可視化）しておくことで、何を優先し、何を後回しにするかを冷静に判断できるようになります。

期限と意思決定

プロジェクトを進めるうえで、期限と意思決定について決めておくことは非常に重要です。「いつまでに何を決める必要があるのか？」「誰が最終判断を行うのか？」が曖昧なままだと、議論が進んでも結論が出ず、判断が先送りされてしまいます。いつまでに誰が決定するのか？を共有しておくことで無駄な停滞や手戻りを防ぐことができます。

変えられない条件（制約・ルール）

プロジェクトを進める前に、あらかじめ変えられない条件を整理しておくことも重要です。法令、組織のルール、既存システムとの関係など、後から覆せない前提があるにもかかわらず、それを共有しないまま進めると、「それはできない」「最初に言ってほしかった」という衝突が起きます。最初に制約を見える化しておくことで、現実的な判断ができ、無駄な検討や手戻りを防ぐことができます。

対象の調査・分析

前項（前提の確認）で整理した背景や目的を踏まえ、対象のWebサイトや業務の現状を確認します。現行Webサイトの構成、運用状況、利用実態などを整理し、「今の状態が目的に対してどうなっているか」を把握します。対象の調査・分析では新しい結論を出すのではなく、新たに判断の材料を揃えることが目的です。

業務フローの確認

ユーザーや運用担当者が実際にどのような流れで作業しているかを確認します。誰が、どの場面で、何に困っているのかを整理することで、表面化していない課題や、Webサイトで解決できるポイントが見えてきます。

段取りの整理

要件定義では、決める順番も重要です。目的や前提が固まらないまま細かい仕様を議論すると、判断が迷走します。何を先に決め、どこで関係者の合意を取るのかを整理し、判断が詰まらない進め方を設計します。

機能要件の洗い出し

前提や調査結果を踏まえ、Webサイトに必要な機能を整理します。「やること」だけではなく、「やらないこと」「今回対象にしないこと」も明確にすることで、検討範囲を適切にコントロールすることができます。

非機能要件の洗い出し

アクセシビリティ対応や情報構造、表現ルールなど、Webサイト全体の品質に関わる部分やサイト運用や将来の拡張に関わる部分を整理し、「どこまでを対象とするのか」「何を基準に設計・判断するのか」を明確にします。

最終的な合意

要件定義の最後に、ここまでに決めた内容を関係者間で共有し、「どこまでを合意事項とするか」を明確にします。すべてを決め切ることが目的ではなく、判断の前提と範囲を揃えた状態で次の工程へ進むことが重要です。